Omdat er ook in het verleden aandacht voor het verzorgen van documenten bestond heeft de gemeente Hulst nu een rijk archief. In totaal beslaat het archief zo'n duizend strekkende meter. Het oudste stuk dateert uit 1270 en verder bevat het stadsrekeningen van meer dan 500 jaar oud. De bevolkingsboekhouding, toen nog uit gevoerd door de kerken gaat terug tot 1600 en vanaf 1650 zijn er notarisarchieven met testamenten, boedelbeschrijvingen en transport akten. Het is een geweldig bezit en een cultureel erfgoed van de eerste orde.  Bijna alle archieven ouder dan twintig jaar kunnen kosteloos worden geraadpleegd.

In het verleden is een deel van het archief al ge´ndexeerd  waardoor stukken makkelijker terug te vinden en soms worden de belangrijkste gegevens al verstrekt via internet. Dit geld bijvoorbeeld voor de overlijdens- en huwelijksakten van 1796 tot het begin van de vorige eeuw  en voor een aantal 17e en 18e eeuwse trouwboeken. Deze klappers en internetbestanden zijn meestal opgesteld door archiefonderzoekers op vrijwillige basis.

Omdat de bevolkingsadministratie steeds beter toegankelijk is geworden, heeft het onderzoek naar onze voorouders een grote vlucht genomen. Na het eerste uitzoekwerk willen onderzoekers echter meer over hun voorouders weten. Om dit zoekwerk te vergemakkelijken is een begin gemaakt met ook andere  archiefbronnen beter toegankelijk te maken door die die te indexeren.

Indexeren heeft ook tot voordeel dat stukken minder vaak geraadpleegd moeten worden waardoor het gevaar van schade door gebruik afneemt. Dit geldt zeker als die bestanden ook worden gekopieerd. Voor oude stukken komt daarbij dat deze in oud schrift zijn opgesteld dat  zonder enige oefening niet te lezen is. Vrijwilligers die zich hierin hebben bekwaamd kunnen door het maken van samenvattingen of transcripties deze bronnen ook voor  minder gevorderde onderzoekers ontsluiten.

Indexeren en transcripties maken is een erg arbeidsintensief karwij waarbij we dubbelwerk proberen te voorkomen. Om die redenen richtte een groep vaste bezoekers in 2004 de vrienden van het Hulster Archief op. Er werden doelstellingen geformuleerd en een reglement opgesteld.

Vindt u het ook belangrijk dat dit erfgoed voor volgende generaties bewaard blijft of doe je zelf onderzoek in het archief en wilt u de Vrienden steunen wordt dan lid van deze groep. Voor tien Euro per jaar is dit al mogelijk. U geeft een stimulans aan de Vrienden en stelt hen in staat op een eenvoudige manier het resultaat van hun werk aan ge´nteresseerden beschikbaar te stellen. Een aantal acties zijn in gang gezet en de eerste resultaten zijn al zichtbaar.

Wilt u meer weten over het werk van de vrienden loop dan eens binnen bij de leeszaal in het landhuis in de Steenstraat. De vrienden zijn zeer ge´nteresseerd in assistentie. Het werk is voor de meeste mensen goed te doen. Laat u niet afschrikken door onleesbare zestiende eeuws handschrift. Er ligt ook nog een hoop werk in de 19e en het begin van de twintigste eeuw en dat is voor de meeste mensen goed te doen.   Indien u zich afvraagt  of u hieraan een bijdrage kan, kunt u het beste een afspraak maken met een van de actieve leden. Zij kunnen u uitleggen wat  indexeren inhoudt en de redactie wil daar graag in bemiddelen.